En 2024, Collective.work change de modèle économique. Après plusieurs années à mettre en relation des collectifs de freelances avec des entreprises, la société se repositionne sur un logiciel de sourcing et de recrutement.
Ce pivot modifie aussi sa gestion financière. À l'époque de la marketplace, Collective devait facturer des prestations réalisées par plusieurs freelances, encaisser les paiements et répartir les fonds. Avec le SaaS, l'entreprise facture désormais des abonnements directement à ses clients.
Collective réalise aujourd'hui environ 2 millions d'euros d'ARR, avec une vingtaine de collaborateurs. Son logiciel s'adresse aux cabinets de recrutement, aux ESN, aux agences et aux recruteurs indépendants, principalement en France, mais aussi au Benelux, au Royaume-Uni et en Espagne.
Théo Bartholmé, qui travaille sur les sujets finance, opérations et RevOps chez Collective, revient sur cette évolution. Il explique pourquoi l'entreprise est passée de Mangopay à Stripe, pourquoi elle conserve Pennylane et les difficultés que cette organisation pose pour suivre son ARR dans ChartMogul.
De Mangopay à Stripe : comment Collective a adapté sa facturation au SaaS
À ses débuts, Collective mettait en relation des collectifs de freelances avec des entreprises ayant besoin de prestations intellectuelles. Le fonctionnement était assez classique : les freelances facturaient Collective, qui facturait ensuite ses clients. La différence entre les deux montants constituait sa marge.
L'entreprise a progressivement automatisé ce processus avec 
Forest Admin, un logiciel de back-office qu'elle utilise depuis environ quatre ans. Forest Admin permettait aussi aux équipes opérationnelles de consulter les informations sur les utilisateurs, les missions et les factures, sans solliciter systématiquement les développeurs.
C'est un aspect que Théo apprécie particulièrement. Sans être développeur, il peut modifier certains dashboards et adapter l'interface aux besoins des équipes. Même s’il adore l’outil, il reconnaît toutefois que Forest reste assez technique et que certains commerciaux peuvent avoir du mal à s'y retrouver.
« L'avantage de Forest, c'est qu'on a pu acheter un back-office plutôt que de le développer nous-mêmes. Ça nous évite d'accumuler de la dette technique et surtout de dépendre des développeurs à chaque fois qu'on veut modifier quelque chose. »
Pourquoi Collective utilisait Mangopay pour ses paiements ?
En parallèle, Collective avait développé une activité de facturation collective pour des missions qu'elle n'avait pas nécessairement apportées elle-même.
Prenons trois freelances travaillant ensemble pour un même client. Plutôt que d'envoyer trois factures distinctes, ils pouvaient utiliser Collective pour centraliser la facturation, puis répartir les paiements entre eux.
Mais ce fonctionnement posait une difficulté réglementaire. Collective n'étant pas directement partie prenante à la prestation, l'entreprise ne pouvait pas simplement encaisser l'argent sur son compte bancaire avant de le redistribuer.
Elle utilisait donc 
Mangopay, un prestataire de paiement spécialisé notamment dans les marketplaces. La solution permettait de recevoir les fonds sur une infrastructure réglementée, de les répartir entre les freelances et de gérer les procédures de vérification d'identité, ou KYC.
Pour Théo, Mangopay évitait surtout à Collective de devoir construire une infrastructure de paiement complexe, avec les contraintes réglementaires associées. Cette activité de facturation collective est progressivement devenue secondaire. Avec le pivot SaaS, Collective avait beaucoup moins besoin de gérer des paiements pour le compte de tiers.
Pourquoi Stripe a remplacé Mangopay pour les abonnements SaaS
Le passage au SaaS simplifie considérablement les flux de paiement. Collective vend désormais des abonnements mensuels, trimestriels ou annuels à son logiciel. L'entreprise choisit 
Stripe, notamment pour sa facilité de mise en place et la qualité de son interface.
Théo apprécie particulièrement les Payment Links, qui permettent de créer des liens de paiement directement depuis le dashboard, sans développer une intégration API complète. Cette fonctionnalité correspond bien à la manière dont Collective commercialise son logiciel, avec deux parcours de souscription.
- Le premier est le self-service : les clients choisissent une offre standardisée et s'abonnent directement depuis l'application.
- Le second concerne les offres personnalisées. Certains clients ont besoin d'un nombre particulier de crédits ou d'intégrations avec leurs logiciels de recrutement. Les commerciaux négocient alors les conditions et génèrent un lien de paiement Stripe correspondant au montant et à la périodicité convenus. Ils peuvent ainsi gérer une bonne partie de la facturation eux-mêmes, sans passer systématiquement par l'équipe finance.
Théo garde aussi un meilleur souvenir du dashboard de Stripe que de celui de Mangopay, qu'il trouvait moins pratique au quotidien. Il apprécie notamment de pouvoir modifier manuellement un abonnement lorsqu'un client réalise un upsell.
« Ce qui est vraiment pratique avec Stripe, c'est que tu peux quasiment tout faire depuis le dashboard. Si un client veut changer d'abonnement ou faire un upsell, tu peux le gérer directement. Tu n'as pas besoin de développer une intégration API pour chaque opération. »
Aujourd'hui, Stripe gère les paiements, la facturation, la TVA et les abonnements. Théo estime qu'environ 90 % de la facturation de Collective passe par Stripe.
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Pourquoi Collective conserve Pennylane malgré Stripe
Collective utilise toujours 
Pennylane pour sa comptabilité, en lien avec son cabinet comptable, mais aussi pour facturer certains clients, principalement des grands comptes.
Contrairement aux clients qui souscrivent directement en ligne, certaines grandes entreprises ne souhaitent pas payer leur abonnement par carte bancaire. Elles demandent à recevoir une facture avant d'effectuer un virement.
Or, dans le parcours Stripe privilégié par Collective, le client paie d'abord son abonnement, puis reçoit sa facture.
Ce fonctionnement ne correspond pas toujours aux procédures d'achat des grandes entreprises. Collective passe donc par Pennylane pour émettre les factures concernées avant leur règlement. Le virement présente aussi un avantage économique : il évite les commissions associées aux paiements par carte.
La facturation électronique pourrait renforcer le rôle de Pennylane
La réforme française de la facturation électronique pourrait faire évoluer cet équilibre.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émission s'applique à cette date aux grandes entreprises et aux ETI, puis aux PME et microentreprises à partir du 1er septembre 2027.
Pour Collective, cela signifie qu'il faut adapter les processus de facturation, d'autant que certains clients demandent déjà des factures électroniques.
Théo anticipe donc une utilisation plus importante de Pennylane. Mais cela soulève un problème concret : aujourd'hui, la facturation dans Pennylane demande davantage d'interventions manuelles que dans Stripe.
Avec Stripe, un commercial peut créer un lien de paiement en quelques manipulations. Collective ne dispose pas encore d'un parcours aussi simple dans Pennylane pour ses offres personnalisées.
Théo réfléchit donc à développer un système permettant aux commerciaux de générer plus facilement leurs factures, sans devoir solliciter l'équipe finance à chaque fois. Pour l'instant, ce fonctionnement reste à construire.
Stripe reste plus pratique pour gérer les renouvellements
L'autre difficulté concerne la gestion des abonnements dans le temps.
Stripe permet de créer des subscriptions, de gérer les paiements récurrents et de suivre les modifications d'abonnement.
Avec Pennylane, Collective émet une facture et attend le règlement par virement. Dans son organisation actuelle, rien ne garantit qu'un nouvel abonnement sera automatiquement créé ou renouvelé l'année suivante.
Théo précise qu'il n'a pas étudié en profondeur toutes les fonctionnalités de gestion des abonnements de Pennylane. Mais pour ses besoins actuels, il trouve Stripe plus adapté. Des solutions spécialisées comme 
Chargebee ou 
Hyperline sont aussi à étudier.
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ChartMogul : les limites du reporting entre Stripe et Pennylane
Avoir deux outils de facturation n'est pas forcément problématique au quotidien. En revanche, cela complique le suivi des indicateurs SaaS.
Pour mesurer son ARR, son MRR et son churn, Collective utilise 
ChartMogul, un logiciel de reporting spécialisé dans les abonnements. ChartMogul est directement connecté à Stripe. Lorsqu'un client souscrit un abonnement, réalise un upsell ou résilie, les informations peuvent remonter automatiquement dans l'outil.
Théo apprécie notamment la souplesse de ChartMogul pour analyser le churn.
Prenons un client qui résilie son abonnement, puis revient quelques semaines plus tard. Collective peut choisir de ne pas considérer cette interruption comme une perte définitive. ChartMogul permet de paramétrer des fenêtres de 30 ou 60 jours pour tenir compte de ce type de situation et éviter que des interruptions temporaires ne viennent fausser la lecture du churn.
Le problème des abonnements facturés dans Pennylane
Les choses se compliquent avec les clients qui ne passent pas par Stripe.
Dans l'organisation actuelle de Collective, Pennylane n'est pas automatiquement synchronisé avec ChartMogul. Théo doit donc recréer manuellement les abonnements correspondants.
Concrètement, lorsqu'un commercial lui indique qu'un client a été facturé dans Pennylane, il ajoute lui-même la subscription dans ChartMogul. Ce n'est pas particulièrement compliqué, mais cela demande de la rigueur.
Si le client ne renouvelle pas son abonnement l'année suivante, il faut penser à mettre à jour les données dans ChartMogul. Sinon, l'abonnement reste comptabilisé et l'ARR peut être surestimé.
Le reporting dépend donc en partie des informations transmises par les commerciaux et des mises à jour réalisées manuellement par l'équipe finance.
C'est aujourd'hui l'une des principales limites de l'organisation de Collective.
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Pourquoi Collective étudie Fincome pour remplacer ChartMogul
Pour résoudre ce problème, Théo a commencé à échanger avec 
Fincome, un autre logiciel de reporting SaaS. L'un de ses intérêts est de pouvoir consolider plusieurs sources de facturation. Fincome propose notamment une intégration avec Pennylane, ce qui pourrait permettre à Collective de réduire ses interventions manuelles.
Mais les deux logiciels ne fonctionnent pas tout à fait de la même manière.
Théo trouve ChartMogul particulièrement accessible. Collective a pu commencer à l'utiliser en self-service, sans passer par un commercial ou lancer un projet d'implémentation.
Fincome lui semble davantage fonctionner avec un accompagnement personnalisé, notamment pour construire le reporting et adapter les indicateurs aux besoins de l'entreprise.
« ChartMogul, c'est très simple à utiliser en self-service. Fincome propose davantage d'accompagnement et peut mieux répondre à des besoins complexes, notamment avec Pennylane. »
Pour l'instant, Théo ne pense pas que Collective ait besoin de se lancer dans un tel projet. ChartMogul répond globalement à ses attentes, malgré les manipulations nécessaires pour intégrer les abonnements facturés dans Pennylane. La question pourrait toutefois se reposer si la part de facturation réalisée hors Stripe augmentait.
Qonto vs Pennylane : deux acteurs qui se rapprochent sur la banque et la comptabilité
En dehors de la facturation et du reporting, Collective utilise principalement 
Qonto pour ses opérations bancaires quotidiennes. Théo apprécie sa simplicité d'utilisation et son coût relativement faible. L'entreprise conserve également un compte chez BNP Paribas, notamment pour les opérations liées à ses financements.
Mais la frontière entre Qonto et Pennylane devient de plus en plus floue. Historiquement, Qonto s'est développé autour du compte professionnel et de la gestion financière, tandis que Pennylane s'est d'abord imposé sur la comptabilité. Aujourd'hui, les deux entreprises cherchent à couvrir une part croissante des besoins financiers des PME.
Qonto renforce ses fonctionnalités comptables, notamment depuis l'acquisition de Regate en 2024. De son côté, Pennylane développe ses services bancaires, avec l'ambition de réunir comptabilité, facturation et gestion des paiements dans une même plateforme.
Théo suit cette évolution avec intérêt. Il considère néanmoins que Pennylane pourrait avoir un avantage dans cette convergence : selon lui, il est plus simple de partir d'un logiciel comptable complet pour y ajouter des services bancaires que de construire progressivement une offre comptable à partir d'un compte professionnel.
« J'ai l'impression que c'est plus facile pour Pennylane d'ajouter des services bancaires que pour Qonto de construire toute la partie comptabilité. Pennylane part d'un métier assez complexe, alors que les fonctionnalités bancaires me semblent plus simples à intégrer. »
Pour autant, Collective n'envisage pas de migration à court terme. Théo pourrait un jour utiliser le compte professionnel de Pennylane pour centraliser davantage ses opérations, mais Qonto répond aujourd'hui à ses besoins. Il ne voit donc pas de raison suffisante de changer.
Sur les sujets RH, Collective utilise 
PayFit pour la paie, les contrats et les notes de frais. L'entreprise ayant peu de notes de frais à traiter, elle n'a pas jugé nécessaire d'ajouter un logiciel spécialisé.
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Résumé des logiciels mentionnés dans cet article sur la stack de Collective.work
| État | Workflow | Logiciel | Usage |
|---|---|---|---|
| En usage | Back-office | Forest | Gestion opérationnelle et historique de facturation |
| Remplacé | Paiement marketplace | MangopayRemplacé | Répartition des paiements et KYC |
| En usage | Paiement et facturation SaaS | Stripe | Abonnements, factures, TVA et Payment Links |
| En usage | Comptabilité et facturation | Pennylane | Comptabilité et facturation de certains grands comptes |
| En usage | Reporting SaaS | ChartMogul | Suivi de l'ARR, du MRR et du churn |
| Écarté | Reporting SaaS | FincomeÉcarté | Alternative potentielle à ChartMogul |
| En usage | Banque professionnelle | Qonto | Opérations bancaires quotidiennes |
| En usage | Banque professionnelle |  BNP Paribas | Compte bancaire de l'entreprise |
| En usage | Paie et RH | PayFit | Paie, contrats et notes de frais |
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